Análisis y Diagnóstico
Analizamos los procesos de las empresas y organizaciones para proponer e implementar un modelo de gestión documental que, de acuerdo con las buenas prácticas y los estándares internacionales, les proporcione ahorros y mejoras competitivas, así como el cumplimiento del marco legal vigente.
Nos centramos en la identificación y el diagnóstico de los procesos de Gestión Documental en las distintas áreas clave de una organización. Proponemos el modelo óptimo de gestionar los documentos, detectando oportunidades de mejora, de eficacia y de reducción de costes.
DOCTODATA ha firmado adhesión al Proyecto europeo INDICATE a través de la Fundació i2cat, Internet i Innovació Digital a Catalunya
Compartir experiencia, promover estándares, directrices y buenas prácticas
Fundació i2cat, Internet i Innovació Digital a Catalunya
ha propuesto a DOCTODATA ser un nuevo INDICATE Working Group del proyecto europeo INDICATE (International Network for a Digital Cultural Heritage e-Infrastructure), cuyo objetivo es coordinar política y buenas prácticas relativas al uso de las e-infraestructuras para el patrimonio cultural digital de todos los países alrededor del Mediterráneo. DOCTODATA ha firmado un acuerdo de cooperación para definir qué y cómo se puede contribuir en el Proyecto INDICATE.
(Conozcan el proyecto INDICATE)
La Fundació i2CAT organizó en el marco de este proyecto europeo, el workshop L’ús de les e-Infraestructures i el patrimoni cultural. Noves oportunitats, en Barcelona, Palau Moja, 14/06/11
(Vean los videos)
Modelo para una gestión documental automatizada
Uno de los objetivos implícitos en la fase de Análisis y Diagnóstico es organizar los documentos en un sistema de trabajo que facilite una rápida transición hacia modelos de gestión basados en el documento electrónico.
La adopción de un modelo documental y de unas prácticas normalizadas nos ha de permitir la definición y construcción de un requerimiento técnico para el desarrollo e implementación de una plataforma informática para la gestión de los documentos, el gestor documental.
Quick audit
Intervención puntual, destinada a resolver determinada problemática documental que lastra los procesos de la organización. Tras una primera reunión inicial con los usuarios clave (kick-off) se realizan unos test para identificar y localizar los problemas principales. Se analiza el entorno del documento vivo y del archivo elaborando propuestas de fácil implementación, con un impacto directo en los resultados y en la eficacia de los procesos analizados (fast-wins). La organización constata los beneficios y dispone de un plan de ruta y de una metodología que podrá aplicar en otros ámbitos no tan críticos.
Definición de un modelo de gestión óptimo
Análisis en profundidad de la situación y el contexto documental de la empresa para proponer un nuevo modelo de gestión documental integrado con los procesos, las actividades y los objetivos de la organización. En una primera fase, se analiza el contexto de la empresa en su sector, así como las debilidades y fortalezas de la misma en el plano documental. Posteriormente se trabaja, junto con los usuarios clave, la estructura y el mapa de procesos de la organización, para generar una imagen real de los flujos documentales que involucran agentes, procesos y documentos. En último lugar, se propone un modelo documental y unos instrumentos de gestión que permitan crear, describir, clasificar, gestionar y conservar los documentos creados y recibidos por la empresa, de la forma más eficiente posible, de acuerdo con las buenas prácticas y los estándares documentales actuales.
Estudios de producto / mercado
Realizamos estudios, comparativas y evaluaciones de herramientas y soluciones para la gestión documental y de contenidos.
Implantación de la gestión electrónica
Definición y desarrollo del modelo de gestión documental y estudios comparativos de las distintas plataformas tecnológicas de gestión documental para facilitar la toma final de la decisión que permita la implantación de la administración electrónica.
