Análisis y Diagnóstico

Análisis y Diagnóstico

Analizamos los procesos de las empresas y organizaciones para proponer e implementar un modelo de gestión documental que, de acuerdo con las buenas prácticas y los estándares internacionales, les proporcione ahorros y mejoras competitivas, así como el cumplimiento del marco legal vigente.

Nos centramos en la identificación y el diagnóstico de los procesos de Gestión Documental en las distintas áreas clave de una organización. Proponemos el modelo óptimo de gestionar los documentos, detectando oportunidades de mejora, de eficacia y de reducción de costes.

DOCTODATA ha firmado adhesión al Proyecto europeo INDICATE a través de la Fundació i2cat, Internet i Innovació Digital a Catalunya

Compartir experiencia, promover estándares, directrices y buenas prácticas

Fundació i2cat, Internet i Innovació Digital a Catalunya
ha propuesto a DOCTODATA ser un nuevo INDICATE Working Group del proyecto europeo INDICATE (International Network for a Digital Cultural Heritage e-Infrastructure), cuyo objetivo es coordinar política y buenas prácticas relativas al uso de las e-infraestructuras para el patrimonio cultural digital de todos los países alrededor del Mediterráneo. DOCTODATA ha firmado un acuerdo de cooperación para definir qué y cómo se puede contribuir en el Proyecto INDICATE.

La Fundació i2CAT organizó en el marco de este proyecto europeo, el workshop L’ús de les e-Infraestructures i el patrimoni cultural. Noves oportunitats, en Barcelona, Palau Moja, 14/06/11
(Conozcan el proyecto INDICATE)

Modelo para una gestión documental automatizada

Modelo para una gestión documental automatizada

Uno de los objetivos implícitos en la fase de Análisis y Diagnóstico es organizar los documentos en un sistema de trabajo que facilite una rápida transición hacia modelos de gestión basados en el documento electrónico.

La adopción de un modelo documental y de unas prácticas normalizadas nos ha de permitir la definición y construcción de un requerimiento técnico para el desarrollo e implementación de una plataforma informática para la gestión de los documentos, el gestor documental.

Quick audit

<em>Quick audit</em>

Intervención puntual, destinada a resolver determinada problemática documental que lastra los procesos de la organización. Tras una primera reunión inicial con los usuarios clave (kick-off) se realizan unos test para identificar y localizar los problemas principales. Se analiza el entorno del documento vivo y del archivo elaborando propuestas de fácil implementación, con un impacto directo en los resultados y en la eficacia de los procesos analizados (fast-wins). La organización constata los beneficios y dispone de un plan de ruta y de una metodología que podrá aplicar en otros ámbitos no tan críticos.

Definición de un modelo de gestión óptimo

Definición de un modelo de gestión óptimo

Análisis en profundidad de la situación y el contexto documental de la empresa para proponer un nuevo modelo de gestión documental integrado con los procesos, las actividades y los objetivos de la organización. En una primera fase, se analiza el contexto de la empresa en su sector, así como las debilidades y fortalezas de la misma en el plano documental. Posteriormente se trabaja, junto con los usuarios clave, la estructura y el mapa de procesos de la organización, para generar una imagen real de los flujos documentales que involucran agentes, procesos y documentos. En último lugar, se propone un modelo documental y unos instrumentos de gestión que permitan crear, describir, clasificar, gestionar y conservar los documentos creados y recibidos por la empresa, de la forma más eficiente posible, de acuerdo con las buenas prácticas y los estándares documentales actuales.

Estudios de producto / mercado

Realizamos estudios, comparativas y evaluaciones de herramientas y soluciones para la gestión documental y de contenidos.

Implantación de la gestión electrónica

Definición y desarrollo del modelo de gestión documental y estudios comparativos de las distintas plataformas tecnológicas de gestión documental para facilitar la toma final de la decisión que permita la implantación de la administración electrónica.